Bindonline.com – Sedang mencari contoh surat penawaran barang? Sesuai namanya, surat penawaran digunakan untuk menawarkan barang dan jasa kepada individu, kelompok, organisasi, maupun institusi. Namun kami hanya akan fokus terhadap penawaran barang. Meskipun begitu, keduanya baik surat penawaran barang dan surat penawaran jasa sama-sama tergolong ke dalam surat resmi sehingga anda perlu memperhatikan bahasa yang anda gunakan.
Seberapa penting memahami contoh surat penawaran barang? Dengan mengetahui beberapa contoh dari surat penawaran barang, maka anda bisa lebih mengetahui dan memahami seperti apa surat penawaran tersebut yang sesuai dengan ketentuan sehingga proses penawaran barang yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan rencana. Terkadang penawaran barang akan ditolak jika ternyata surat yang dikirimkan penulisan atau isinya tidak sesuai dengan ketentuan di dalam menulis surat resmi.
Pengertian Surat Penawaran Barang
Pembahasan pertama akan kami mulai dari menerangkan apa itu surat penawaran barang. Surat penawaran barang adalah surat yang dikirimkan dengan tujuan untuk menawar barang. Terkadang surat ini juga digunakan untuk tujuan melakukan kerja sama antara kedua pihak seputar barang yang ditawarkan. Perlu anda tahu bahwa sebeneranya surat penawaran ini keluar ketika sebelumnya sudah ada surat permintaan barang.
Surat inilah yang nantinya akan dijadikan sebagai pegangan oleh distributor di dalam mengeluarkan surat penawaran. Mungkin setelah mengetahui penjelasan ini anda masih bingung seperti apa dan bagaiamana cara membuat surat penawaran barang. Oleh karena itu selengkapnya silahkan simak informasi di bawah ini.
Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Benar
1. Identitas perusahaan
Pertama yang harus anda cantumkan di dalam surat penawaran barang adalah seputar identitas perusahaan. Dari sini klien bisa mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut. Identitas perusahaan tersebut bisa anda masukkan di bagian utama pada surat anda. Bahkan anda juga bisa memberikan informasi singkat seputar profil perusahaan tersebut agar supaya penerima memiliki gambaran tentang perusahaan yang mengirim surat.
Dengan begitu, klien bisa lebih percaya bahwa memang yang menawarkan barang bukanlah perusahaan abal-abal melainkan perusahaan yang sudah berpengalaman. Dengan begitu, proses kerja sama akan berjalan dengan baik sesuai apa yang direncanakan.
2. Stok barang
Setelah mencantumkan identitas barang, maka selanjutnya anda harus mencantumkan informasi tentang berapa jumlah barang atau unit yang ditawarkan. Tujuannya tidak lain adalah untuk memberikan informasi kepada klien tentang seperti apa kemampuan pengirim yang nantinya akan diajak bekerja sama. Dari sinilah klien bisa menentukan apakah stok barang yang disediakan sesuai dengan yang diperlukan oleh klien.
Yang harus anda lakukan sebagai pembuat surat penawaran barang adalah menyebutkan informasi berupa berapa jumlah barang yang bisa anda penuhi dalam waktu tertentu. Anda juga bisa melampirkan informasi berupa rincian barang yang akan anda tawarkan sehingga klien bisa memperitmbangkan apakah akan menerima tawaran anda atau tidak.
3. Memberi penjelasan seputar produk
Cara ketiga di dalam membuat surat penawaran barang adalah menerangkan sepuutar produk atau barang yang akan ditawarkan. Anda harus memberikan informasi secara lengkap dan detail tentang barang tersebut agar klien tidak memiliki penafsiran yang berbeda. Terlebih lagi jika barang yang anda tawarkan jumlahnya cukup banyak sehingga penting untuk menuliskan daftar barang-barang tersebut secara lebih lengkap.
Bukan hanya itu saja, anda juga melampirkan alternatif barang lain yang mungkin akan menarik minat klien. Kemungkinan klien akan menerima barang alternatif tersebut sehingga akan memunculkan peluang kerja sama yang baru.
4. Harga khusus
Bagian inilah yang biasanya menjadi fokus klien. Berkaitan dengan harga, anda bisa mencatumkan informasi bahwa akan ada penawaran dengan harga khusus jika klien menerima beberapa penawaran barang atau melakukan kerja sama dalam waktu tertentu. Setiap klien sudah pasti ingin mendapatkan harga terbaik dengan kualitas terbaik pula.
Harga khusus yang anda lampirkan juga bisa menjadi sebuah kelebihan tersendiri yang membuat klien tidak bisa menolak penawaran yang anda berikan. Terlebih lagi jika harga khusus tersebut benar-benar sesuai dengan yang diinginkan klien sehingga klien tidak akan berpikir kedua kali untuk menerima penawaran anda.
5. Tata cara pembayaran
Bagian lain yang juga tidak boleh anda lupakan adalah mencantumkan bagiamana cara pembayaran jika klien menerima penawaran dari anda. Namun yang harus anda ingat bahwa jangan sampai metode atau cata pembayaran tersebut memberatkan klien sehingga klien akan berpikir dua kali meskipun sebenarnya produk yang anda tawarkan memang dibutuhkannya.
Maka dari itu, sebisa mungkin anda membuat tata cara pembayaran sesederhana dan semudah mungkin. Misalnya, anda bisa memberikan keterangan bahwa pembayaran bisa dilakukan dengan mencicil atau membayar lunas. Selain itu, untuk uang muka atau DP usahakan tidak sampai membebani klien. Dengan begitu, klien akan terbantu jika mereka tidak memiliki cukup dana untuk membayar lunas.
6. Pengiriman barang
Pengiriman barang ini berhubungan dengan pembayaran karena barang akan dikirim setelah sebelumnya sudah terjadi kesepakatan atau perjanjian antara kedua pihak. Tidak ada salahnya jika anda mencantumkan informasi tentang bagaimana cara atau proses pengiriman barang, bagaimana proses pengemasan, dan lain sebagainya.
7. Mencantumkan nomor yang bisa dihubungi
Jika semua poin di atas sudah anda lakukan, maka terakhir adalah mencantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi. Kemungkinan klien tidak bisa langsung memutuskan pada hari itu karena ada beberapa hal yang masih ingin ditanyakan. Jadi, anda tinggal mencantumkan nomor yang bisa dihubungi agar klien bisa lebih memahami seputar produk yang anda tawarkan serta bagaimana cara pembayarannya.
Contoh Surat Penawaran Berbagai Barang
Di bawah ini kami akan memberi beberapa contoh surat penawaran barang yang bisa anda jadikan referensi: